Si vous venez de créer une entreprise commerciale, l’utilisation d’une caisse enregistreuse est capitale. Elle est nécessaire pour rendre efficace votre commerce et le logiciel à installer rationalise le processus de transaction de vente. De plus, le logiciel facilite les conditions de travail de la personne qui tient la caisse. Il permet également une bonne gestion de toutes les opérations de paiement, à savoir les encaissements et les impressions des tickets de caisse. En plus des diverses transactions de paiement, ce matériel permet un suivi et une analyse sur plusieurs données regroupées. Vous pouvez notamment obtenir la liste de vos fournisseurs, vos clients, vos articles en vente et leur situation au niveau du stock. Comment choisir et installer une caisse enregistreuse avec logiciel pour remplacer enfin votre caisse ordinaire ?
Comment se passe l’installation du logiciel ?
Les logiciels de caisse enregistreuse permettent aujourd’hui de personnaliser facilement ces appareils pour répondre aux besoins de votre entreprise. Il existe plusieurs types de logiciels, et leur installation varie selon la marque de l’appareil. Normalement, chaque appareil acheté est livré avec sa notice d’installation et d’utilisation. La première chose sera ainsi de lire attentivement la notice, et de suivre scrupuleusement chaque étape de la procédure d’installation. Les étapes se déroulent généralement de la manière suivante :
- Insérez le disque d’installation, et l’assistant d’installation s’ouvre automatiquement ;
- Suivez les instructions de l’assistant d’installation du logiciel du point de vente pour l’installer ;
- Acceptez les conditions de service, et choisissez l’emplacement sur votre disque dur afin d’enregistrer les fichiers d’installation ;
- Connectez les périphériques, notamment l’imprimante de reçus, lorsque l’assistant vous y invite. Vous devez utiliser le câble de connexion de chaque périphérique pour le connecter à l’ordinateur ;
- Cliquez sur le bouton « Terminer » de l’assistant lorsque l’installation est achevée ;
- Lancez le logiciel de point de vente. Saisissez les informations pertinentes pour votre entreprise, comme les produits à vendre, leur code, leurs prix… ;
- Testez votre nouveau système de point de vente. Scannez quelques produits et effectuez quelques transactions jusqu’à l’impression du ticket de caisse.
Bien entendu, vous pouvez vous heurter à une difficulté technique, et c’est normal, puisque certains logiciels peuvent être complexes. Dans ce cas, vous devez faire appel à un professionnel ou au service après-vente. La société qui vous a vendu la caisse est en mesure d’effectuer l’installation. Cela fait normalement partie des services d’assistance pour l’après-vente. Un professionnel vous garantit une installation réussie, puisqu’il connaît parfaitement l’appareil et les procédures pour prévenir un bug.
En ayant recours à un professionnel, vous pouvez également bénéficier de conseils quant à l’utilisation de votre nouvelle caisse. En outre, vous pouvez, si vous le souhaitez, établir un contrat de maintenance périodique avec le service technique.
Comment le logiciel fonctionne-t-il ?
Le logiciel qui pilote la caisse peut varier en complexité. Cela peut aller du logiciel intégré dans la caisse elle-même, à des systèmes fonctionnant sur ordinateur. Parfois, il nécessite des serveurs en réseau pour le stockage des données.
- Les logiciels intégrés
Selon les caractéristiques de l’appareil, le logiciel intégré dans la caisse peut rechercher énormément d’informations. Comme les prix, le calcul de la taxe de vente, l’impression les totaux quotidiens des ventes… Il peut même enregistrer l’historique des ventes sur une carte mémoire intégrée. Le logiciel a été conçu spécifiquement pour la caisse enregistreuse. Les langages et les outils spécifiques sont fournis par les fabricants de puces.
- Les logiciels de communication
La plupart des caisses enregistreuses comprennent des logiciels de communication. Ils permettent de partager des données avec d’autres caisses ou de communiquer directement avec les services bancaires. Lorsque le caissier conclut une vente, une liste des articles achetés peut être envoyée à une autre caisse. Cette liste peut également être relayée au serveur du bureau central. À la fin de la transaction, le client peut glisser une carte de crédit et les données peuvent être transmises directement à la banque. Une confirmation de la validité de la carte, ou son solde créditeur peut être reçue instantanément.
- Les logiciels de point de vente
Les logiciels de point de vente combinent des caisses équipées de logiciels de communication avec des ordinateurs personnels. De même, ils peuvent fonctionner avec des serveurs en réseau. À chacune des ventes conclues, les détails sont envoyés à un ordinateur qui suit le volume des ventes et contrôle les stocks. Une information est transférée automatiquement aux directeurs de magasin lorsqu’il est temps de commander des produits. Ces systèmes suivent chaque article vendu par date, heure, prix et registre, fournissant ainsi une mine d’informations commerciales.
- Programmation de votre caisse enregistreuse
Quelle que soit la nature de votre commerce, vous serez en mesure de gérer efficacement vos ventes, vos stocks, vos produits et prestations, vos clients et vos fournisseurs, le tout grâce à un programmation de votre caisse. La plupart des propriétaires de magasins doivent charger les taux de taxe sur les ventes et les prix des produits. Toutefois, nombreuses caisses enregistreuses utilisent désormais des cartes mémoire flash. Ces cartes peuvent être programmées avec l’aide d’un ordinateur et d’un logiciel pour PC. Ces matériels sont souvent fournis par le fabricant de la caisse. Les systèmes de point de vente nécessitent beaucoup plus de configuration et d’assistance. Ils utilisent un ou plusieurs ordinateurs pour charger et mettre à jour les produits et les prix.