Les sociétés doivent régulièrement envoyer de nombreux courriers comme les factures, les recommandés, les lettres etc. Pour gagner du temps dans ce processus obligatoire, plusieurs optent pour l’utilisation des machines à affranchir. Cet outil s’avère être la solution qui répond aux besoins d’affranchissement dan les entreprises. Mais pour que ce choix reste rentable, il est essentiel de bien choisir son matériel. Quels sont donc les critères à prendre en compte ?
Les critères pour choisir sa machine
L’un des critères à prendre en compte est le volume de courrier à expédier. Cela permettra de faire un choix qui correspond aux besoins de la société. Par exemple, si l’on envoie des courriers volumineux, il faut choisir une machine performante.
Le type de courrier que l’on veut affranchir est aussi un point déterminant pour le choix de notre matériel. Si l’on doit affranchir des enveloppes de tailles différentes, il faut que l’alimentation automatique de la machine le permette. Si le poids des lots que l’on expédie est varié, une machine à balance dynamique qui affranchit automatiquement selon le poids et le format du courrier sera idéale.
Le nombre d’utilisateur et les besoins spécifiques sont aussi à examiner. Dans le cas ou plusieurs départements de l’entreprise utilisent la machine, il existe des machines qui offrent la possibilité de connaitre le département qui l’emploie et de faire un rapport des dépenses de cette dernière. Si l’on veut personnaliser le courrier que l’on envoie, il faut opter pour une machine qui permet d’imprimer des flammes publicitaires, le logo ou les coordonnées de la société.
Choisir un matériel de qualité
Les machines à affranchir permettent donc de donner une touche personnelle aux courriers de l’entreprise tout en créant une relation avec les clients. Mais il est essentiel de choisir un matériel de qualité et des imprimantes de marque. Ces machines professionnelles sont reconnues par leur performance et leur durée de vie. Certaines machines ont par exemple des pèse-lettres jusqu’à 30 kilos ou offrent la possibilité d’automatiser l’alimentation des enveloppes pour ne pas avoir à les insérer dans la machine.
Une société florissante se doit d’être rapide et efficiente pour plus de productivité. Elles doivent également améliorer leurs capacités en optimisant les processus. Acheter NEOPOST machine à affranchir ou un matériel de toute autre marque professionnelle peut aider une entreprise à atteindre ce but. De plus, sa présence élimine les déplacements à la poste et le gaspillage causé par l’incertitude sur les tarifs.
Pour la bonne présentation de l’image de la société, il est également important de choisir des matériaux de marques qui offrent des impressions de qualité. En effet c’est un moyen de publicité gratuite et une bonne stratégie marketing. Cependant, il faut s’assurer d’utiliser de l’encre de haute qualité, pour un rendu plus net et plus lisible. Cela permettra sans aucun doute de donner une image plus professionnelle à l’entreprise.
Les machines à affranchir sont des outils qui sont devenus indispensables dans les sociétés. Il est utile de les choisir selon les besoins de l’entreprise. Il est également nécessaire de choisir les bonnes marques pour de meilleurs résultats.